Czas lektury: 5 minut

Część zadań w projektach jest już opóźniona przed rozpoczęciem realizacji. Jednym z czynników mających na to wpływ jest brak identyfikacji kryteriów gotowości dla poszczególnych zadań oraz weryfikacji ich spełnienia z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jakiś czas temu w jednym z centrów medycznych, stałem w kolejce do laboratorium, by wykonać badania krwi. Kolejka z minuty na minutę robiła się dłuższa, co powodowało różne komentarze i emocje u osób czekających. Laboratorium dysponowało 4 stanowiskami i wszystkie były obsadzone – wąskie gardło. Ktoś z laboratorium wpadł na pomysł, by zweryfikować jakie czynności są wykonywane w trakcie pobierania krwi a mogłyby być zrobione przed podejściem do stanowiska. Wystarczającym rozwiązaniem, by skrócić kolejkę była weryfikacja 2 kryteriów: czy jest podpis na dokumencie-zgodzie na pobranie krwi i czy jest przygotowany dowód osobisty. Jedna z osób z laboratorium weryfikowała spełnienie tych kryteriów u kilkunastu osób w kolejce najbliżej stanowisk.

Na zadania do wykonania w projekcie warto spojrzeć podobnie, identyfikując z wyprzedzeniem kryteria gotowości do rozpoczęcia ich realizacji. Część może być wspólna dla wielu zadań, część będzie specyficzna dla konkretnego zadania a dla części zadań może nie być tego typu kryteriów.

W jaki sposób zidentyfikować kryteria gotowości dla zadań?

Pomagając zespołom w identyfikacji zadań czy tworzeniu harmonogramów używam zazwyczaj pytań jak poniższe:

• Co musi być sprawdzone i/lub przygotowane na moment rozpoczęcia realizacji tego zadania, by zacząć bez zbędnych opóźnień?
• Z jakim wyprzedzeniem zweryfikować spełnienie tych kryteriów?

Często po zadaniu tych pytań identyfikujemy różne, mniejsze lub większe zadania, które pozostałyby ukryte aż do momentu rozpoczęcia prac. Poniżej kilka przykładowych kryteriów gotowości dla zadań:

• Zweryfikowana dostępność potrzebnych części na magazynie najpóźniej 10 dni przed rozpoczęciem zadania – ma to sens, jeśli potrzebne części mogą być zużyte na inne prace a dostawa zajmuje ok 5 dni…
• Dostępność konkretnego specjalisty/zasobów do wykonania zadania zweryfikowana na 2 tygodnie przed rozpoczęciem – ludzie są zaangażowani w różne prace, żeby nie zaskakiwać przypominasz o wcześniejszych ustaleniach z odpowiednim wyprzedzeniem…
• Decyzje o sposobie wykonania zadania potwierdzone – czas ucieka, decyzje i wymagania mogą się zmienić a sprawdzenie tego nie kosztuje zbyt wiele…

Zidentyfikowane kryteria można trzymać w opisie zadania i przeglądać z odpowiednim wyprzedzeniem w trakcie realizacji projektu. Można również stworzyć z nich „checkliste” w formie zadań wewnętrznych.

Warto pamiętać, że ta użyteczna technika jest wykorzystywana w różnych metodach – dla przykładu:

• metoda łańcucha krytycznego mówi wprost o tzw. „full kit”, czyli konieczności zadbania o wystarczające przygotowanie do realizacji zadania przed jego rozpoczęciem, mówi również o tzw. „buforach komunikacyjnych”, czyli potwierdzaniu dostępności zasobów realizacyjnych przed tym jak będą rzeczywiście potrzebne.
• pracując w metodzie SCRUM możesz wykorzystywać tą technikę w procesie przygotowywania backlogu produktu do planowania sprintu (tworząc tzw. definicje gotowości dla elementów backlogu produkcu, ang. Definition of Ready).

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

• Identyfikuj kryteria gotowości dla zadań w projekcie oraz weryfikuj ich spełnienie z ustalonym wyprzedzeniem.
• Zwróć uwagę szczególnie na zadania na ścieżce krytycznej (lub łańcuchu krytycznym) w Twoim projekcie. Identyfikując kryteria gotowości dla tych zadań, zapobiegasz części możliwych opóźnień.