Czas lektury: ok 6 minut

Sposób prowadzenia projektu jest odzwierciedleniem osoby, która projekt prowadzi. Wykorzystywane metody czy specyfika organizacji tworzą jedynie pewne ramy dla podejmowanych działań – raz luźniejsze, raz ciaśniejsze. Nie ma jednak ograniczeń dotyczących regularnego wyciągania i wdrażania wniosków. Bez tego w prowadzeniu projektów popełniane są te same błędy, których skutki są odczuwalne przez wszystkich zaangażowanych.

Prowadzenie projektów zaczęło się dla mnie ponad 12 lat temu od zwinnego podejścia (Agile). Jedną z kluczowych praktyk w tym podejściu jest wykonywanie regularnych retrospekcji krótkich odcinków pracy. Zazwyczaj jest ona stosowana w odniesieniu do zespołów, natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, by wykorzystać ją w bardziej osobisty sposób.

W moim przypadku retrospekcję wykonuję na zakończenie każdego tygodnia pracy w projekcie. Aby sobie to ułatwić stosuję zestaw kilku pytań, które skupiają moje myślenie na wyciąganiu dobrych wniosków. Same pytania jednak nie wystarczą, bowiem trzeba gdzieś przechowywać odpowiedzi. Jednym z możliwych rozwiązań jest oprogramowanie Evernote, które jak przekonują twórcy: może być Twoim „drugim mózgiem”…przynajmniej jeśli chodzi o pamiętanie 🙂 

Poniżej fragment szablonu notatki z tygodnia prac w projekcie, który używam w trakcie osobistych retrospekcji. Wypełnienie go zajmuje mi 30-60 minut. Dzięki temu mam całkiem dobry przegląd wniosków i obserwacji po każdym tygodniu prac w projekcie, mogę również weryfikować czy i jakie wnioski zastosowałem.

W przypadku retrospekcji ważna jest regularność, która dotyczy nie tylko wyciągania wniosków ale również przeglądu tych już wyciągniętych. Mnie dobrze sprawdza się przegląd notatek z dwóch poprzednich tygodni. Rozpoczynam tak każdy nowy tydzień w projekcie, by mieć „na świeżo” wnioski z poprzednich. 

Co warto zrobić by pomóc sobie wyciągać dobre wnioski?

Ważne jest żeby zacząć, 5 kroków poniżej pomoże Ci to zrobić: 

1. Ustal 3-5 pytań moderujących Twoją retrospekcję – warto poszukać pytań skupiających na tym co można ulepszyć. Zadawanie odpowiednich pytań, również sobie, to umiejętność warta rozwijania. Mnie sporo inspiracji dostarczyła książka „Myślenie pytaniami” Marilee Adams oraz rozdział 4 książki „15 Invaluable Labs of Growth” Johna Maxwella.
2. Wybierz odpowiednie dla siebie oprogramowanie-notatnik – możliwości jest wiele, ważne by mieć dostęp do notatek również w telefonie. Ja od wielu lat używam Evernote, możesz użyć OneNote czy innych dostępnych aplikacji tego typu. Sprawdź co zadziała dla Ciebie.
3. Stwórz szablon notatki z pytaniami moderującymi – warto to zrobić, nawet jeśli „szablon” polega na kopiowaniu pytań z innej notatki. W przypadku Evernote mamy do dyspozycji funkcjonalności szablonów dla notatek, która naprawdę przyspiesza pracę.
4. Ustal do kiedy w każdym tygodniu wykonasz retrospekcję – ja staram się wyciągnąć wnioski z tygodnia nie później niż w piątek, zdarza mi się natomiast, że robię to na spokojnie w sobotę lub niedzielę. Kluczowe jest ustalenie do kiedy chcesz to zrobić oraz ustawienie regularnych przypomnień np. w telefonie. 
5. Zacznij kolejny tydzień w projekcie od przeglądu wniosków z 2 poprzednich tygodni – dzięki temu łatwiej o widoczność postępów i satysfakcję z własnego rozwoju. 

Podsumowując…

Prowadzenie projektów to zajęcie kreatywne, bowiem rzeczywistość zawsze nas czymś zaskoczy. Znajomość metod prowadzenia projektów nie wystarczy, bowiem część kompetencji potrzebnych do sprawnej i przewidywalnej realizacji projektu, rozwijamy jedynie dedykując czas własnym przemyśleniom.

Warto zapamiętać

• Jeśli prowadzisz projekt skutki Twojego sposobu działania dotyczą zawsze wszystkich zaangażowanych.
• Cotygodniowa osobista retrospekcja pomaga upewniać się co się sprawdza wystarczająco dobrze a co trzeba zmodyfikować w sposobie w jaki działasz.
• Przygotowane wcześniej pytania moderujące ułatwią Ci wyciąganie dobrych wniosków i rozwój potrzebnych kompetencji.

Zasoby do wykorzystania

• Oprogramowanie – Evernote https://evernote.com/intl/pl/
• Książka – John Maxwell „15 Invaluable Laws of Growth” (rozdział 4 „The Law of Reflection”)
• Książka – Marilee Adams „Myślenie pytaniami„