Czas lektury: ok 7 minut

Jeśli nie masz przewidywalności na poziomie poszczególnych tygodni, nie masz jej na poziomie całego projektu. Zapobieganie opóźnieniom rozpocznij już od pierwszego tygodnia prac w projekcie. Możesz to zrobić poprzez weryfikacje tempa zakańczania rozpoczynanych zadań. Jeśli tego nie robisz zaskoczenia na późnym etapie realizacji projektu są tego skutkiem.

Dlaczego dobry plan to za mało?

Trudno wyobrazić sobie projekt bez żadnych ram czasowy czy oczekiwań względem finalnego efektu prac. Również w codziennym życiu spodziewamy się dotrzymywania zobowiązań w podanych terminach – czy to dotyczy wizyty w restauracji, oczekiwania na przesyłkę czy oddania jakiegoś urządzenia do serwisu. Przewidywalność jest tym co buduje zaufanie.

W przypadku projektów precyzyjne oszacowanie czasu wykonania poszczególnych zadań nie jest możliwe. Możemy tylko tworzyć prognozy – raz lepsze raz gorsze. Warto pamiętać, że tak jak w przypadku pogody tak i w realizacji projektów, prognozy są użyteczne ale mają też swoje ograniczenia.  

Wyznaczenie prognozowanego czasu trwania poszczególnych zadań jak i całego projektu można przeprowadzać na różne sposoby. Bez względu na przyjętą metodę warto uzyskany rezultat jak najszybciej urealnić. Powodem jest występowanie różnych zjawisk, których część można przewidzieć i których skutkom można przeciwdziałać w trakcie realizacji projektu. Poniżej kilka przykładowych:

• „optymizm estymacyjny” – czyli sytuacja w której czas wykonania poszczególnych zadań i/lub projektu został „narzucony odgórnie” lub został wyznaczony z założeniem braku problemów w trakcie realizacji. Używając analogii do ruchu drogowego – to tak jakby zakładać brak korków i wyłącznie zielone światła na skrzyżowaniach.
• ukryte założenia co do przebiegu prac – w części projektów nawet się ich nie rejestruje a przecież prognozując czas wykonania poszczególnych zadań zawsze jakieś są przyjmowane. Może to być dostępność materiałów, dostępność specjalistów, maszyn, umiejętności zespołu czy nawet warunki pogodowe jeśli prace odbywają się w terenie.
• syndrom studenta – czyli odkładanie wykonania zadań na ostatnią chwilę, szczególnie jeśli jest dużo innej pracy oraz nikt nie zarządza skupieniem zespołu.
• zakładanie zrozumienie wymagań – słowo pisane (specyfikacja czy umowy) nie gwarantuje otrzymania dokładnie takiego rezultatu jaki jest oczekiwany na moment wykonania prac. Potrzeby mogą się zmienić a wrażenie zrozumienia wymagań przez wykonawcę zadania pozostaje jedynie wrażeniem jeśli tego nie weryfikujemy.

Każde z powyższych zjawisk wpływa na przebieg projektu w trudny do ustalenia na początku sposób. Konieczne jest więc zwrócenie uwagi na przebieg projektu od pierwszych tygodni i szybką weryfikacji rzeczywistego tempa prac. Raportowanie procentowego postępu zadań czy bezrefleksyjna wiara w zapewnienia, że prace będą wykonane do ustalonego terminu jest przepisem na problemy. Przekroczone terminy, negatywne emocje czy utrata zaufania to tylko część z możliwych negatywnych skutków.

Jak wobec tego zwiększyć przewidywalność realizacji projektu?

W każdym projekcie można wprowadzić regularne przeglądy rezultatów wykonanych prac. Zwróć uwagę, że jeśli jakieś zadania realizowane to po upływie tygodnia coś powinno być już dostępne do przeglądu czy zaopiniowania. Jeśli nie ma co przeglądać to warto dopytać czemu. Takiego przeglądu nie musisz stosować absolutnie dla każdego z realizowanych w projekcie zadań. Możesz stworzyć kryteria, które ułatwią Ci selekcję zadań do takiego przeglądu.  

Warto zwrócić uwagę na zadania które:

• znajdziesz na ścieżce krytycznej projektu (lub na łańcuchu krytycznym jeśli ta metoda jest wykorzystywana).
• jeśli będą opóźnione, wygenerują negatywne skutki finansowe lub społeczne.
• są realizowane przez osoby lub/i zespoły, które wcześniej „zaskakiwały” opóźnieniami
• mają taką specyfikę i zakres prac że może dojść do niezrozumienia oraz konieczności kosztownych poprawek.

Powyższa lista to jedynie przykład, stwórz taką, która ułatwi Ci wybór zadań.

Co daje regularny przegląd prac wykonanych?

Weryfikacja rezultatów pośrednich realizowanych zadań ma kilka zalet – możesz dzięki temu:

• zweryfikować realny postęp prac w małej skali. Zwróć uwagę na to co zostało rzeczywiście zrobione z tego co było deklarowane tydzień wcześniej.
• urealnić przewidywany czas do zakończenia prac pytając o to wprost. Kolejny tydzień realizacji daje nowe informacje, które mogą wpłynąć na prognozowany czas wykonania pozostałej części zadania.
• przekonać się jak dobre jest zrozumienie wymagań. Nawet dobrze opisane potrzeby mogą być różnie interpretowane. Czemu by nie weryfikować zrozumienia w trakcie prac, zamiast jedynie przy odbiorze.
• na bieżąco weryfikować czy są jakieś blokady w realizacji zadań. Są blokady o których warto wiedzieć od razu jak tylko wystąpią. Część z nich najłatwiej zidentyfikować bezpośrednimi pytaniami, ucząc przy okazji ludzi które trzeba zgłaszać od razu. Blokady wcześniej wykryte możesz szybciej usunąć. Masz możliwość również wprowadzić odpowiednie działania prewencyjne.

Praktyka regularnych przeglądów prac wykonanych w ostatnim tygodniu jest czymś co wykorzystuję w każdym projekcie który prowadzę albo pomagam ratować. Jej wprowadzenie jest prostsze niż może to wyglądać – raz w tygodniu jedno ze spotkań jest dedykujesz właśnie przeglądowi rezultatów zadań w toku.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

• Przyjęty w projekcie sposób raportowania postępów, uzupełnij regularnym przeglądem rezultatów prac po każdym tygodniu.
• Regularne przeglądy prac wykonanych wykorzystuj do identyfikacji powtarzających się blokad w realizacji zadań. Im szybciej się o nich dowiesz tym szybciej będziesz mógł im zapobiegać. Nawet najlepsze wytłumaczenia opóźnień znane po fakcie nie odzyskają straconego czasu.
• Dla zadań rozpoczętych dopytuj o aktualną prognozę czasu wykonania pozostałej części. Dzięki zestawieniu aktualnej prognozy z czasem, który upłynął od ostatniego przeglądu możesz weryfikować rzeczywiste tempo prac.