Czas lektury: 5 minut

Część projektów jest już opóźniona zanim się rozpoczną. Jednym z powodów jest sposób w jaki prognozowany termin zakończenia prac został zaakceptowany. W rozmowach o czasie wykonania projektu warto zwrócić uwagę na 3 kwestie.

Nie spotkałem się do tej pory z projektem, który byłby wykonany dokładnie w czasie jaki został na niego przewidziany. Przynajmniej z punktu widzenia osób, które za wykonywaną pracę płacą.

Wpływ na taką sytuacje miało wiele czynników. Jednym z nich była niedostateczna weryfikacja sposobu w jaki prognozowany termin wykonania projektu został wyznaczony. Zaufanie do osób odpowiedzialnych za projekt warto uzupełnić umiejętnością szybkiej weryfikacji sposobu utworzenia harmonogramu.

W jednym z projektów w których aktualnie pomagam, termin zakończenia został wyznaczony w oparciu o bardzo ogólny harmonogram prac dostawcy oprogramowania. Słowo „harmonogram” jest tutaj nieco na wyrost, bowiem podano jedynie daty dostarczenia grup funkcjonalności do testów przedwdrożeniowych. Problem w tym, że sam system informatyczny to jedynie fragment tego przedsięwzięcia. Projekt dotyczy opracowania i wdrożenia częściowo spersonalizowanego systemu klasy MES (ang. Manufacturing Execution System) w firmie produkcyjnej. Wyznaczając prognozowany termin zakończenia projektu, skupiono się głównie na pracach dostawcy oprogramowania. Pominięto szereg prac wymaganych przed i w trakcie wdrażania rozwiązania po stronie firmy produkcyjnej.

Na podobną sytuacje natknąłem się jakiś czas temu w jednej z firm świadczących usługi assistance. Firma zdecydowała się na zmianę głównego systemu informatycznego wspierającego pracę call center. Przez pierwsze 7 miesięcy projekt był realizowany wyłącznie przez wewnętrzny zespół IT. Plan projektu był przygotowany przez szefa IT z pominięciem większość obszarów firmy, mimo że wpływał znaczącą na sposób ich działania. Przyjęto założenie że „to tylko kolejny projekt IT”. Efekt takiego podejścia to boleśnie przekroczony budżet, prace zakończone ponad rok później i wiele mało przyjemnych rozmów czemu do tego doszło.

W tego typu projektach skupienie wyłącznie na opracowaniu rozwiązania z wykorzystaniem tej czy innej technologii bywa zawsze problematyczne. Stworzenie rozwiązania odpowiadającego potrzebom to jedno z wyzwań, wdrożenie go to drugie.

Jak wobec tego zweryfikować czy projekt jest opóźniony już przed rozpoczęciem prac?

Jeśli całość projektu lub część przewidzianych w nim prac musi być wykonana do konkretnej daty, warto przyjrzeć się poniższym trzem kwestiom. Zapisałem je w formie przykładowych pytań jakie często zadaję określając rzeczywisty etap realizacji projektu.

1. Jaki zakres prac został ujęty w harmonogramie projektu? Wykonanie projektu często wymaga zaangażowania różnych specjalizacji czy obszarów w firmie. Dotyczy to zarówno etapu tworzenia produktów projektu, ich wdrażania oraz przygotowania do tego co się będzie działo po zakończeniu projektu. Warto upewnić się czy któryś z ważnych obszarów nie został pominięty, kierownik projektu może nie mieć odpowiedniej perspektywy, by to zweryfikować.
2. W jaki sposób został stworzony harmonogram projektu? Są różne metody tworzenia harmonogramów. W części projektów wystarczająca jest metoda ścieżki krytycznej. Jeśli ludzie i inne zasoby realizacyjne (np. specjalistyczny sprzęt) wykonują różne zadania w ramach projektu lub są dzielone pomiędzy kilka projektów to bardziej odpowiednia może być metoda łańcucha krytycznego. Jeśli osoby, które wyznaczały czas realizacji projektu nie korzystały z wymienionych metod lub są to dla nich nowe terminy, wskazana jest nawet większa dociekliwość. Daty w projektach nie powinny brać się z nikąd.
3. Jakie założenia przyjęto szacując czasochłonność poszczególnych zadań? Weryfikację można przeprowadzić dla części zadań, chodzi bowiem o sprawdzenie czy zostało to wykonane. Założenia mogą dotyczyć dostępności materiałów niezbędnych do wykonania zadań, warunków atmosferycznych, dostępności specjalistów, poziomu stałości wymagań, umiejętności by potrzebne prace wykonać itd.. Szacując czas trwania poszczególnych zadań zawsze jakieś założenia są przyjmowane. Warto zarejestrować te najważniejsze. Dzięki temu łatwiej można dokonać optymalizacji harmonogramu na późniejszym etapie projektu. Łatwiej również o weryfikacje zasadności opóźnień jeśli sytuacja będzie tego wymagać.

Powyższe pytania możesz wykorzystać w różnych sytuacjach – przykładowo:

• potrzebujesz zweryfikować czy wykonanie zleconego firmie projektu jest możliwe w wyznaczonym czasie,
• potrzebujesz zweryfikować czy firma-podwykonawca będzie w stanie wykonać prace w deklarowanym terminie,
• potrzebujesz zweryfikować możliwości wykonania ważnej części (etapu) projektu w zakładanym czasie

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

• Przekroczenia terminów wykonania prac w projektach mogą wynikać również ze sposobu w jaki zostały zaakceptowane.
• Nie trzeba mieć doświadczenia w roli kierownika projektu, by zweryfikować sposób wyznaczenia prognozowanej daty zakończenia prac w projekcie.